Cómo organizar una reunión de trabajo efectiva

Publicado por Hugo da Silva el martes 7 de febrero de 2017
Tiempo de lectura aproximado: 5 minutos

Las reuniones de trabajo son una excelente herramienta para mejorar la comunicación y la coordinación entre equipos de trabajo, por lo que resulta prácticamente imposible encontrar una empresa en la que no se sucedan. Con más o menos frecuencia, a cualquiera nos convocan a un encuentro de este tipo o tenemos que convocarlo nosotros/as.

Pero que sean un acto frecuente muchas veces implica que lo realicemos de forma casi automática, lo que nos lleva a no prestarle la suficiente atención a cómo organizar una reunión de trabajo y a no seguir de forma consciente todos los pasos para su correcto desarrollo, con lo que no solo estamos desaprovechando sus virtudes, también desperdiciando recursos y originando ineficacias.

Para evitar estos contratiempos, a continuación presentamos las principales pautas a seguir para poder preparar y gestionar una buena reunión:

Antes de la reunión

  1. Preparar los temas a tratar
    Convocar una reunión sin tener claro de qué se va a hablar, como un acto que se tiene que realizar por norma, resulta un sinsentido y una pérdida de tiempo absoluta. Definir los objetivos y el orden del día es imprescindible para que las personas asistentes puedan preparar toda la información necesaria para desarrollar sus intervenciones.

  2. Buscar el momento
    Cuanta más gente deba acudir a la reunión más difícil será cuadrar las agendas de todos/as para encontrar el tiempo necesario para el encuentro. Gracias a las TIC, hoy en día podemos ayudarnos de numerosas herramientas para ver la disponibilidad y enviar convocatorias, como: Google Calendar, Microsoft Outlook, Doodle, Dudle, Meetifyr, Meet-o-matic, Whenisgood... entre muchas otras.

  3. Convocar solo a la gente necesaria
    Cuantas más personas acudan a una reunión más posibilidades de que esta resulte ineficiente, ya que habrá más turnos de palabra, se producirán más interrupciones y se alargará en el tiempo, lo que incrementa el riesgo de pérdidas de atención. También es posible que algunos/as de los/las presentes en realidad no tengan nada que aportar, por lo que estarían desperdiciando tiempo de trabajo. Una reunión de trabajo no es un evento social.

  4. Avisar con tiempo
    Hay que evitar organizar reuniones de último momento e intentar planificarlas con tiempo para que todas las personas invitadas puedan organizar sus agendas.

  5. Preparar el material
    Si durante la sesión se va a hacer referencia a algunos documentos y materiales es recomendable compartirlos con antelación con las personas asistentes para que cuando se realice la reunión sepan de qué se está hablando y puedan aportar su opinión. Una buena manera de hacerlo es utilizar alguna herramienta colaborativa en la nube donde cada persona pueda depositar el material que crea conveniente, como Google Drive, Dropbox o OneDrive.

  6. Preparar el espacio
    Hay que asegurarse de que la sala está disponible en la fecha y horas seleccionadas y que dispone de todo el material necesario para desarrollar la reunión, ya sea papelógrafo, conexión a internet, proyector... Que no tenga que venir nadie del personal técnico a realizar instalaciones y conexiones interrumpiendo y alargando la sesión.

Las reuniones mal gestionadas pueden convertirse en un agujero negro de tiempo y recursos

Durante la reunión

  1. Elaborar una acta
    La elaboración de una acta es fundamental, ya que permite recoger por escrito todos los aspectos tratados durante la reunión para recordar los detalles en caso necesario y evitar ambigüedades. Además, permite compartir el contenido y las conclusiones con las personas que no han asistido a la sesión. Al finalizar es conveniente hacer un repaso de este documento para certificar entre todas las personas presentes que el contenido es correcto y evitar modificaciones posteriores.

  2. Ceñirse a los temas previstos de forma ordenada y evitar discutir temas fuera de agenda
    Es muy típico cuando un grupo de personas estamos hablando que se empiece a debatir sobre un tema y poco a poco, casi sin darnos cuenta, vayamos derivando a otros, para acabar discutiendo cosas que no tienen nada que ver con el punto de partida. Debemos reconducir rápidamente la dirección de la reunión cuando veamos que el tema empieza a desviarse, de lo contrario estaremos perdiendo el tiempo en algo que no va a aportar valor ya que: nadie se ha preparado el tema y puede que falten personas involucradas. Si el nuevo asunto que ha surgido es importante debemos dejarlo para al final, si queda tiempo, o convocar una nueva reunión para tratarlo en profundidad más adelante.

  3. Respetar los horarios
    La reunión debe empezar a la hora acordada y debe finalizar a la hora prevista. Si normalmente las reuniones empiezan unos minutos después de la hora fijada los/las asistentes acabarán por adquirir la costumbre de llegar un poco más tarde y los/las que lleguen puntuales tendrán que estar esperando al resto de brazos cruzados. Además, como consecuencia, seguramente acabará más tarde, por lo que estaremos desajustando las agendas de todas las personas implicadas. 

  4. Reservar un tiempo al final
    Cuando calculemos la duración de la reunión debemos pensar en dejar un margen de tiempo al final de la misma. De esta manera se podrán tratar pequeños temas que hayan surgido durante la sesión y resolver las cuestiones que no hayan quedado del todo claras.

  5. Definir una lista de tareas y calendario de ejecución
    Para que la reunión desemboque en algo útil es necesario que las conclusiones del encuentro se conviertan en una sucesión de acciones, con una fecha límite de ejecución para que no se alarguen indefinidamente, y la persona responsable de su cumplimiento en tiempo. Así evitaremos que las cuestiones caigan en el olvido y sabremos qué es lo que hay que hacer a continuación.

Después de la reunión

  1. Hacer llegar la acta a todas las personas interesadas
    Una vez tengamos la acta es indispensable ponerla a disposición de las personas asistentes a la reunión, para que puedan repasar lo que se ha tratado, así como de aquellas personas que no han podido asistir pero están involucradas en alguno de los puntos de la orden del día.

  2. Hacer un seguimiento del cumplimiento de las tareas
    Pasado un tiempo prudencial será necesario hacer un seguimiento de las acciones llevadas a cabo como consecuencia de las conclusiones de la reunión. Habrá que comprobar con las personas asignadas como responsables que se han ejecutado sus tareas y los resultados derivados de las mismas.

Las reuniones son una herramienta de gran impacto positivo pero mal gestionadas pueden convertirse en un agujero negro de tiempo y recursos. Aunque no siempre podremos seguir al pie de la letra todos los puntos, ya que tendremos que convocar reuniones de urgencia, o alguna de las personas asistentes llegará tarde por causas de fuerza mayor, es importante ceñirse al máximo a estas prácticas para sacarle el máximo provecho posible.

¿Tienes alguna práctica para para organizar una reunión de trabajo efectiva que te funciona y no aparece en la lista? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!

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